Recordatorios Automáticos es una funcionalidad gratuita de PUNTO NEUTRO que puedes usar para asegurarte que tus comunicaciones sean correctamente recibidas y abiertas por parte de los destinatarios, gracias al envío de recordatorios automáticos de correo electrónico que puedes configurar en tu cuenta.
Aunque desde nuestro Panel de Control podemos comprobar si nuestras comunicaciones certificadas han sido recibidas, abiertas, leídas o si se ha registrado un acceso y descarga de los documentos adjuntos por parte del destinatario, muchas veces no tenemos tiempo de estar comprobando cada comunicación. Y ya conocemos lo importantes que son los plazos en las comunicaciones certificadas.
Por esta razón te aconsejamos que configures en tu cuenta los Recordatorios Automáticos, una funcionalidad que encontrarás en el apartado CUENTA>PREFERENCIAS DE LA CUENTA > RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS en tu Panel de Control, siempre que accedas con las credenciales del usuario administrador.
Además, debes tener en cuenta que los Recordatorios Automáticos tienen una ventaja respecto a la comunicación original, y es que el destinatario recibirá estos recordatorios desde la dirección oficina@puntoneutro.net, garantizando así su recepción, ya que es posible que por la configuración del correo el servidor de correo del destinatario rechace o considere spam algunas comunicaciones certificadas.
¿Cómo funcionan los Recordatorios Automáticos?
El receptor recibirá un aviso por correo electrónico en el que se le anuncia que puede tener un correo no leído o en spam, además de este mensaje «Si no ha recibido la comunicación original le aconsejamos que acceda a la carpeta de correo no deseado de su servidor y allí encontrará el correo original”.
En este aviso por correo, Oficina PUNTO NEUTRO informa al destinatario del asunto y del mensaje de la comunicación original, además de incluir otros datos de esa comunicación. Además, se incluye un enlace de acceso a la comunicación original, mediante el cual el destinatario, con un simple click, podrá acceder a esa comunicación y descargar la documentación adjunta, si la hay. Si el destinatario accede a la comunicación a través del enlace del Recordatorio Automático, el sistema marcará la comunicación como Leída o Acceso según corresponda.
¿Cómo puedo configurar mis Recordatorios Automáticos?
Es muy sencillo.
1- Accedemos a la Web con las credenciales del usuario administrador. Puedes hacerlo directamente desde la pestaña PUNTO NEUTRO de tu Outlook si tienes configuradas las credenciales del usuario administrador.
2- En el Panel Vertical Izquierdo entramos en CUENTA > PREFERENCIAS DE LA CUENTA.
3- Se nos abrirá una ventana con información de nuestra cuenta. Con el cursor bajamos hasta RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS.
4- Como vemos en la captura tenemos varias opciones de configuración. Si queremos programar los recordatorios debemos marcar la casilla “Habilitar los recordatorios automáticos” y decidir si en los recordatorios debemos incluir los destinatarios que están en en copia o copia oculta en nuestra comunicación original. De lo contrario tan solo los destinatarios principales (los que aparecen como “Para”) recibirían los avisos.
5- A continuación, podemos configurar un máximo de 3 recordatorios automáticos con distintos plazos de envío. El plazo mínimo será de 60 minutos para el primer recordatorio.
Cada recordatorio deberá tener un plazo de envío mayor al anterior, tal y como ve en el ejemplo de arriba.
6- Finalizada la selección tan sólo deberemos clicar en GUARDAR. A partir de ese momento tendremos configurados nuestros Recordatorios Automáticos y se irán ejecutando según lo que hayamos establecido.
Podrás cambiar en cualquier momento los Recordatorios Automáticos que hayas configurado accediendo a esta misma sección.
Para cualquier consulta al respecto no dudes en ponerte en contacto mediante un Tiquet de Soporte.