Es un hecho constatado que cada día gestionamos infinidad de comunicaciones y documentos, y que muchos de ellos contienen información de vital relevancia para nuestras organizaciones.
Punto Neutro te ayuda a gestionar y conservar dicha información, en este artículo te explicamos cómo hacerlo de forma sencilla.
Para empezar, es importante que distingamos los conceptos entre Almacenaje y Archivado…. A fin de que lo veas de forma gráfica, piensa en el almacenaje de documentos como la nevera, y en el archivado como el congelador.
Los documentos que envíes a “archivados” se mantendrán en ese archivo durante 5 años, a contar desde la fecha en que se archiven. Y durante esos 5 años podrás recuperar los documentos tantas veces como necesites sin ningún coste y, aun así, se mantendrá esa copia del documento archivada. Es decir, el hecho de recuperar documentos archivados no hace que se desarchiven, sino que simplemente recuperas una copia de ese documento que de forma automática pasa a estar guardada en el almacenaje, pero el original permanece archivado hasta que finalice el plazo de los 5 años.
El precio que pagarás será de 5 € + IVA por 5 años de archivado. Este precio lo pagarás por cada GB entero que ocupes en el archivo, no por cada documento que archives. En cualquier caso, ten en cuenta que recuperar un documento del archivo tarda entre 4 y 8 horas desde el momento de la petición.
Recuerda que si quieres mantener tu documentación archivada en la plataforma y al mismo tiempo liberar espacio de almacenaje, lo recomendable es marcar una regla de archivado automático, por ejemplo, a 60 días, y una regla de borrado automático, digamos a 70 días. Así te asegurarías que esa documentación está archivada antes de ser borrada.
Para borrar o archivar documentación tienes varias opciones:
1.- Marcar una regla de Borrado o Archivado Automático > Esto lo puedes hacer yendo a tu cuenta de PUNTO NEUTRO > CUENTA > PREFERENCIAS DE LA CUENTA > BORRADO Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS. En la parte superior podrás marcar una regla automática de archivado y en la inferior podrás marcar una regla automática de borrado. Estas reglas se aplicarán de forma automática cada fin de semana.
Ejemplo: puedes marcar que se borren documentos a 180 días y marcar todos los tipos de documento. Con esto estarías guardando los documentos adjuntos a tus comunicaciones certificadas de los últimos 6 meses y borrando aquellos que son más antiguos. De esta forma puedes mantener tu almacenaje por debajo de los GB contratados.
2.- Borrar o Archivar documentación de forma masiva marcando rangos de fecha > Otra opción sería la de marcar una fecha de inicio y una fecha final entre las cuales quieras que se borren o archiven los documentos de tus comunicaciones certificadas. Esta opción la puedes encontrar siguiendo la ruta CARPETAS > ALMACENAJE. Allí verás el contador de almacenaje que tienes en tu cuenta y en la parte inferior podrás marcar los rangos de fecha entre los que aplicar el borrado o archivado.
Ejemplo: Puedes marcar como fecha final el 27/10/2021 y clicar en el botón “Borrar Documentos” o “Archivar Documentos”. Con esto estarías borrando o archivando los documentos adjuntos a tus comunicaciones certificadas con una antigüedad superior al 27/10/2021 y el resto quedaría igualmente almacenado.
Esperamos que este artículo te haya resultado de utilidad, pero si necesitas más ayuda, puedes escribirnos un ticket de soporte.