Es un hecho constatado que cada día gestionamos infinidad de comunicaciones y documentos. Muchos de ellos contienen información de vital relevancia para nuestras organizaciones y necesitamos tenerla archivada, pero no toda la documentación tiene la misma importancia y es posible eliminarla una vez ha cumplido su función.
Punto Neutro te ayuda a gestionar y conservar dicha información. En este artículo te explicamos cómo hacerlo de forma sencilla.
Para empezar, es importante que distingamos la diferencia entre los conceptos de Almacenaje y Archivado…. A fin de que lo veas de forma gráfica, piensa en el almacenaje de documentos como la nevera, y en el archivado como el congelador. Es decir, el primero se refiere a la capacidad, lo que cabe en la nevera, y el segundo a los (congelados) documentos que deseamos guardar por si los necesitamos.
Para facilitar a nuestros clientes la gestión de Archivado y Borrado hemos diseñado un nuevo sistema muy sencillo que explicamos en este artículo.
Aunque antes de nada quiero recordar que, con el servicio de Archivado a Largo Plazo, podrás guardar los documentos adjuntos durante 5 años, prorrogables. Y que se notificará por mensaje cuando estos 5 años se cumplan para que puedas decidir si mantener los documentos o no.
Para definir nuestras reglas de archivado y/o borrado debemos tener en cuenta que la de Archivado tendrá preferencia sobre la de Borrado ya que no pueden entrar en contradicción, y si esto ocurre, el sistema está preparado para que prevalezca la de Archivado y de este modo evitar borrados indeseados. Por ejemplo, una Regla de Archivado en la que guardamos los documentos durante 60 días y otra de Borrado para eliminar documentos a los 80 días. Al revés la regla entraría en conflicto.
Para borrar o archivar documentación tienes varias opciones:
1.- Marcar una regla de Borrado o Archivado Automático > Esto lo puedes hacer yendo a tu cuenta de PUNTO NEUTRO > CARPETAS > ALMACENAJE > BORRADO Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS.
En primer lugar, deberás leer atentamente la información que aparece en el cuadro <Borrado y archivado automático de documentos>. Bajo esta información encontrarás Reglas de almacenamiento y un botón <AÑADIR>
Aquí podrás añadir un nombre a la Regla y seleccionar si deseas que la regla sea de borrado o de archivado.
En cualquiera de los dos casos las opciones serán las mismas y podrás seleccionar: comunicaciones en estado completado y/o archivos descargados, antigüedad de las comunicaciones, tipos de documentos y tamaño de los archivos.
Una vez hecha la selección no olvides guardarla. Podrás comprobar que en “Reglas de Almacenamiento” aparece la regla que acabas de crear. Si necesitas hacer algún cambio, a la derecha del nombre de la Regla puedes clicar el botón <Modificar> y hacer los cambios.
Si la nueva regla fuera, por ejemplo, de Borrado, desde la misma ventana puedes configurar también una regla de Archivado. Simplemente, clica en el botón <Añadir> y crea una nueva regla marcando la opción de Archivado, y seleccionando las reglas que deseas para archivar. Y al finalizar clica en <GUARDAR>.
2.- Borrar o Archivar documentación de forma masiva marcando rangos de fecha > Otra opción sería la de marcar una fecha de inicio y una fecha final entre las cuales quieras que se borren o archiven los documentos de tus comunicaciones certificadas. Esta opción la puedes encontrar siguiendo la ruta CARPETAS > ALMACENAJE. Allí verás el contador de almacenaje que tienes en tu cuenta y en la parte inferior podrás marcar los rangos de fecha entre los que aplicar el borrado o archivado.
Ejemplo: Puedes marcar como fecha final el 27/10/2021 y clicar en el botón “Borrar Documentos” o “Archivar Documentos”. Con esto estarías borrando o archivando los documentos adjuntos a tus comunicaciones certificadas con una antigüedad superior al 27/10/2021 y el resto quedaría igualmente almacenado.
Esperamos que este artículo te haya resultado de utilidad, pero si necesitas más ayuda, puedes escribirnos un ticket de soporte.